Változásbejegyzés, képviselet, fenntartás, megújítás
Aláírási jogosultság vizsgálata
A "megfelelő bizonyító erejű magánokirat" fogalmának értelmezése a jogutódlás alátámasztására becsatolt okiratok aláírása tekintetében és az aláírási jogosultság vizsgálata a képviseleti meghatalmazások esetében
A hazai iparjogvédelmi törvények rendelkezései szerint az oltalommal összefüggő jogok és tények tudomásulvétele, illetve bejegyzése ügyében az SZTNH írásban előterjesztett kérelem alapján dönt. A kérelemhez csatolni kell az alapul szolgáló közokiratot vagy megfelelő bizonyító erejű magánokiratot. Ha a kérelemnek vagy mellékleteinek pótolható hiányosságai vannak, az ügyfelet hiánypótlásra, illetve nyilatkozattételre kell felhívni. A jogutódlás tudomásulvételére irányuló kérelem alapjául szolgáló okiratok (jellemzően szerződések) esetén a megfelelő bizonyító erő megítélésekor kétség merülhet fel, hogy az aláíró személy jogosult volt-e az érintett cég nevében a jognyilatkozat megtételére.
A képviseleti meghatalmazások esetében az iparjogvédelmi törvények nem megfelelő bizonyító erejű okiratot írnak elő alaki követelményként, hanem azt, hogy a meghatalmazást a meghatalmazó aláírja, az aláírási jogosultság ellenőrzése azonban hasonló kérdéseket vet fel.
A Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (SZTNH) az érintett dokumentumok kapcsán az alábbiakban összefoglalt gyakorlatot követi.
1. Jogutódlás tudomásulvételére irányuló kérelmekhez csatolt okiratok
1.1. A jogutódlás tudomásulvételére irányuló kérelmek mellékleteként becsatolt, igen sokrétű jogutódlási dokumentumok (pl. védjegy-átruházási szerződés) vizsgálata kapcsán magyar cégek esetében - ha az aláíró cégjegyzési jogosultsága beosztásánál fogva nem derül ki egyértelműen az iratból - a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) 36. § (2) bekezdésével összhangban, az elektronikusan elérhető céginformációs nyilvántartások segítségével az SZTNH ellenőrzi, hogy az adott dokumentumon aláíróként feltüntetett társaság nevében eljáró természetes személy a dokumentum keltezésének időpontjában rendelkezett-e a cégjegyzési jogosultsággal. Ha ez az információ nem derül ki egyértelműen az online e-cégjegyzékben elérhető cégkivonatból, illetve a Complex Céginfóban lekérhető cégmásolatból, az SZTNH - hiánypótlási felhívás keretében - az ezt igazoló dokumentum csatolására hívja fel az ügyfelet. Hiánypótlási felhívást bocsát ki az SZTNH minden egyéb olyan esetben is, amikor az aláírási jogosultsággal kapcsolatban az ügyintézés során kétség merül fel, például ha az okiraton olvashatatlan aláírás szerepel előnyomott név vagy cégnév feltüntetése nélkül, vagy ha az olvasható kézjegy nem egyezik az alább előnyomott természetes személy nevével. A hiánypótlási felhívásokat megfelelő jogszabályi hivatkozással és indoklással kell ellátni, megjelölve az aláírási jogosultságra vonatkozó kétségeket.
1.2. A cégjegyzési jogosultságok hivatalbóli vizsgálata külföldi cégek esetében nem kivitelezhető úgy, ahogy a magyar társaságoknál történik, és az SZTNH-nak erre a Ket. alapján sincs kötelezettsége. Ilyen vállalkozások esetén a cégjegyzési jogosultság vagy vélelmezhető az aláíró feltüntetett beosztása alapján, vagy - kétség esetén - hiánypótlási felhívás útján igazoltatható. A hiánypótlási felhívásokat természetesen ebben az esetben is megfelelő jogszabályi hivatkozással és indoklással kell ellátni, megjelölve az aláírási jogosultságra vonatkozó kétségeket.
Ennek megfelelően, ha a külföldi cég nevében aláíróként egyértelműen vezető tisztségviselő került feltüntetésre (pl. president, vice-president, director, CEO, general manager, managing director, Geschäftsführer, member of the executive board stb.), a cégjegyzési jogosultságot az SZTNH vélelmezi.
Külföldi cégek esetében az SZTNH a cég nevében történő aláírási jogosultság igazolására hívja fel az ügyfelet, ha a cégjegyzési jogosultság és nem az aláírás valódisága külön igazolás hiányában kétségbe vonható. Ilyen eseteknek tekinthetők különösen az alábbiak:
- természetes személy aláírása a természetes személy, illetve a cég előnyomott/előírott neve és az aláíró minősége/beosztása hiányában;
- természetes személy aláírása a természetes személy, illetve a cég előnyomott/előírott neve mellett/hiányában azzal, hogy feltüntetésre került: az adott természetes személy, mint meghatalmazott képviselő ír alá (authorized representative, authorized signatory, proxy, proxy holder, mandatory, empowered signatory, duly authorized, authorized officer);
- a közvetett képviselet esetei, amikor hivatásos képviselő a cég nevében ír alá (pl. attorney-in-fact, patent attorney, Rechtsänwalte, ppa).
2. A képviseleti meghatalmazások
A képviseleti meghatalmazások vizsgálata során legyen az képviseleti megbízás tudomásulvételére irányuló kérelem alapjául általános meghatalmazásként becsatolva, vagy jogutódlási kérelem mellékleteként eseti meghatalmazásként mellékelve a meghatalmazó aláírása tekintetében az SZTNH ugyancsak a fenti gyakorlatot követi. A meghatalmazások aláírása kapcsán ugyanúgy az a kérdés, hogy alappal vonható-e kétségbe, hogy az aláíró rendelkezett-e a meghatalmazó írásbeli képviseletének jogával - figyelemmel azonban arra, hogy a valótlan meghatalmazások benyújtásához jóval kevesebb érdek fűződik, a kétség alapját csupán azok az esetek képezik, amikor a meghatalmazásból az aláíró és a cég közötti kapcsolat nem deríthető ki. Ha tehát egy meghatalmazás aláírójának neve és a meghatalmazó céghez fűződő kapcsolata egyértelműen kiderül az okiratból, az SZTNH nem hívja fel az ügyfelet az aláírási jogosultság igazolására.
Az SZTNH e közlemény közzétételétől kezdődően az általános meghatalmazásokkal kapcsolatban is ugyanezt a követelményrendszert alkalmazza, azaz a korábban benyújtott - és az SZTNH által elfogadott - általános képviseleti meghatalmazások másolataival együtt benyújtott kérelmek esetén nincs helye utólagos hiánypótlási felhívásnak; a korábban már befogadott meghatalmazások alapján eljáró képviselők képviseleti jogosultságát ugyanis nem indokolt kétségbe vonni.