Ha a bejelentés megfelel a bejelentési nap elismeréséhez előírt feltételeknek, és megfizették a bejelentési díjat, az SZTNH a minta ábrázolása alapján – figyelemmel a minta szerinti termék megnevezésére – elvégzi a mintaoltalmi bejelentés alaki és érdemi vizsgálatát. Fontos változás, hogy a 2024. január 1-től benyújtott bejelentések esetébenaz újdonságkutatást már nem végzi el a Hivatal, valamint kevesebb kizáró okot vizsgál meg hivatalból.
Az eljárás folyamatát a bejelentés érkezésétől az alábbi ábra szemlélteti.
/A nagyításhoz katt a képre/
A bejelentési díj befizetése után a vizsgálat első szakaszát, az alaki vizsgálatot, kezdi meg a Hivatal. Ekkor a bejelentési kérelem és annak mellékletei helyességének ellenőrzése történik, a formatervezési minták oltalmáról szóló 2001. évi XLVIII. törvény és a formatervezési mintaoltalmi bejelentés részletes alaki szabályairól szóló 19/2001. (XI. 29.) IM rendelet előírásai alapján. Ilyenek egyebek között a minta ábrázolásának sajátosságaira vonatkozó előírások, a minta szerinti termék megnevezésének megadásakor figyelembe veendő szempontok, illetve a bejelentés egyéb kellékeit meghatározó szabályok. Az alaki szabályokra egyrészt a bejelentés, illetve mintaoltalom áttekinthetősége és kezelhetősége miatt van szükség, másrészt az egységes forma megkönnyíti a mintaoltalmak összehasonlítását, és az eligazodást az oltalmak között. Az alaki szabályoknak megfelelő bejelentés összeállításához segítséget nyújt a Hivatal Bejelentési Útmutatója.
Ha a vizsgálat során a Hivatal alaki hiányosságot állapít meg, a bejelentőt hiánypótlásra hívja fel, melyben részletesen leírja a javítandó hibákat, és hogy milyen beadványt szükséges benyújtani a hiánypótlásban. Ha a bejelentő a felhívás átvételétől számított két hónapon belül nem válaszol arra, akkor a Hivatal a bejelentést visszavontnak tekinti. Ha a hiánypótlás nem orvosolja a felhívásban jelölt hibákat, akkor a Hivatal a bejelentést egészében – olyan hiányosság esetében, amely az egyes mintákhoz köthető, csak a kifogásolt minták tekintetében – elutasítja.
Ha a bejelentés a jogszabályi rendelkezésekben foglalt minden alaki előírásnak megfelel, akkor a Hivatal áttér a bejelentés érdemi vizsgálatára. Ekkor történik az oltalomból való kizáró okok vizsgálata. Amennyiben az érdemi vizsgálat során felmerül valamilyen, törvényben meghatározott oltalomból kizáró ok (például nem részesülhet oltalomban a minta, ha közerkölcsbe vagy közrendbe ütközik), akkor a Hivatal nyilatkozattételre hívja fel a bejelentőt. Az alaki szabályoktól eltérően az érdemi követelmények elsősorban a minta oltalmazhatóságára vonatkoznak. A Hivatal által végzett érdemi vizsgálat arra terjed ki, hogy a minta
- megfelel-e a jogszabályban meghatározott minta fogalmának, azaz valamely termék egészének vagy részének megjelenése;
- kielégíti-e az újdonság és az egyéni jelleg követelményeket;
- nincs-e kizárva az oltalomból.
Ha a bejelentő egy hónapon belül nem nyilatkozik a felhívásban foglalt érdemi kifogásokkal kapcsolatban, akkor a Hivatal a bejelentést részben vagy egészben visszavontnak tekinti. Amennyiben az érdemi kifogás a nyilatkozat figyelembevételével is fennáll, akkor a Hivatal a bejelentést elutasítja. Amennyiben a bejelentő érdemben nyilatkozik a felhívásban foglaltak kapcsán, és a nyilatkozat figyelembevételével a bejelentés már teljesíti az érdemi követelményeket, akkor a Hivatal dönt az oltalom megadásáról.