TANULMÁNYOK
VÁRHEGYI ÁKOS
Az informatika fejlődésének áttekintése a Magyar Szabadalmi Hivatalban
A felsőfokú iparjogvédelmi tanfolyam befejeztével, 1998-ban készült szakdolgozat alapján
-
Bevezetés
A(z /h)őskor - a számítógép megjelenése
Az informatika megjelenése
Harc a rendszerszemlélet jegyében
Nagy lépések ideje
A történet elemző áttekintése
Ügyvitel - célkitűzések és felkészülés
A rendszer koncepciója
Iktatás
Adatbevitel
Ügyintézés
Levelezés
Postázás
Nyilvántartás
Keresés
Statisztika
Automatikus folyamatok
Tapasztalatok
Végszó
Jegyzetek
Bevezetés
A Magyar Szabadalmi Hivatal az elmúlt néhány év során igen jelentős változásokon ment át, amelyre az azt megelőző évtizedekben talán nem volt példa. Habár az ilyen és hasonló megállapítások az élet szinte valamennyi területén, és szinte minden korban - de a 20. század során mindenképpen - valóban közhelyszámba mentek, mégis esetünkben szignifikánsan tartalmasnak és igazolhatónak érezhetjük ezt a kijelentést. A szembeszökő változásokon - mint amilyen például a Hivatal nevének megváltozása vagy a székház rekonstrukciója - túlmenően a Hivatal belső élete, struktúrája és munkamódszerei is alapvetően megváltoztak. A változásokat nyilván elősegítette az egész társadalmi-politikai környezetben bekövetkezett váltás, úgy gondolom azonban, hogy azok nélkül is - ha lassabban, nagyobb erőfeszítések árán is - elkerülhetetlen lett volna a hivatali munkát érintő, a kor követelményeihez igazodó átalakulás. Szerencsés helyzetben voltunk: a fejlődést nem csupán külső hajtóerő indukálta, hanem a házon belül rendelkezésre álló elkötelezett szakértelem lehetővé tette, hogy az európai átlagot megelőző helyet, és ennek megfelelő nemzetközi megbecsültséget biztosítson magának a Hivatal.
A nagyléptékű változások általában viszonylag rövid időtávon, koncentráltan jelentkeznek; ennek alapján azt gondolhatnánk, hogy immár elkövetkezett a Hivatal életének egy stabil, a rutinszerű működés jegyeit magán viselő időszaka. Valójában ez korántsem igaz: az elkövetkező néhány év előreláthatóan legalább az eddigiekhez mérhető további jelentős átalakulást fog eredményezni, aminek (a dolgozat tematikája szempontjából jelentős) okai között említhetők:
- várható csatlakozásunk az Európai Szabadalmi Egyezményhez,
- a kommunikációs technikák területén zajló fejlődés,
- az adattárolás, kezelés, illetve hozzáférés területén zajló fejlődés,
- valamint az előbbiekkel is összefüggésben alakuló globalizációs folyamat.
A teljesség igénye nélkül a változások fő irányait a következő területek jelentették:
- a Hivatal munkájának alapjául szolgáló jogszabályi környezet megváltozása
- használati mintaoltalmi törvény 1991-ben,
- új szabadalmi törvény 1995-ben,
- új védjegytörvény 1997-ben;
- a szabadalmi információk elérésében, kutathatóságában bekövetkező forradalmi változás
- online adatbázisok,
- CD-ROM (optikai hordozón megjelenő) adatbázisok és dokumentumtárak,
- az internet elterjedése és fejlődése;
- a hatósági munka ügyviteli rendjének és nyilvántartásainak kialakítása, és számítógépes támogatása,
- a szervezeti rend többlépcsős átalakítása.
A(z /h)őskor - a számítógép megjelenése
Közhely, miszerint egy adott területen a számítógép (első) alkalmazása nem a támogatott tevékenységek ésszerűsítését és hatékonyabbá válását eredményezi, hanem azok bonyolítását, további - egyébként a vizsgált folyamat szempontjából szükségtelen - tevékenységek megjelenését, valamint a projektben résztvevők és érintettek folyamatos, és növekvő frusztrációját 1 (ez mind az informatikusokra, mind a felhasználókra vonatkozik). A Hivatal szempontjából a két egyenrangú de mégis sokáig elkülönülten kezelt informatikai terület - a Hivatal gondjaira bízott információk belső kezelése (a hatósági ügyvitel), illetve ezen információk megjelenítése a külvilág felé (a nyilvántartás, valamint az ezen alapuló közhasznú információszolgáltatás és publikálás) - párhuzamos, egymásra ható fejlődése során állandóan jellemző volt harcuk a prioritásért.
A Hivatal elektronizálására vonatkozó első elképzelések a '80-as évek elején fogalmazódtak meg: természetesen arra irányultak, hogy egyrészt a hivatali hatósági ügyintézés hatékonyabbá tételét segítsék elő, másrészt a hatósági munka átfutási idejének csökkentését remélték tőle. További prioritást jelentett a publikus adatszolgáltatás biztosítása megfelelő adatbázisok segítségével.
A kialakított rendszerek, illetve az ezek megvalósítását biztosító eszközök egyaránt magukon viselték a kor magyar jellegzetességeit. 2
- Felvetődött a közhasználatra felajánlott nagygépes számítóközpontok elérése terminálról, amit a költségek, valamint az adatállomány várható gyarapodási ütemének aránytalansága miatt elvetettek.
- A megvalósult megoldásban helyi központként - nem hivatali tulajdonként, de a Hivatalban - üzemeltett, KFKI által gyártott TPA (PDP kompatíbilis) számítógéphez terminálokon keresztül kapcsolódtak a hivatali felhasználók.
- Külső szakértők tették azt a mai szemmel igazán megmosolyogtató javaslatot, hogy az adatbevitelre C64-es személyi számítógépeket alkalmazzon a Hivatal, és csupán a lokálisan rögzített adatok feldolgozását végezze a TPA - szerencsére ez a megoldás nem valósult meg.
- Végezetül a professzionális személyi számítógépek megjelenése volt az, amely a mai napig meghatározza a Hivatal számítógépes infrastruktúráját. Az 1987-ben kialakított helyi hálózat központja két 40 MB tárkapacitású PC volt, amely mintegy tucatnyi PC-állomást szolgált ki.
- A célokat tekintve a tervezett ügyviteli rendszer helyett csupán egy levelezési rendszer valósult meg, amit általában sokan vélnek ügyviteli rendszernek, pedig az előbbi az utóbbinak csupán esetlegesen, de nem feltétlenül meglévő részrendszere.
- Az átfutási idő - ami szabadalmi területen nemzetközi összehasonlításban eleve jónak volt mondható - nyilván nem egy levelezési rendszer működésén múlott, ráadásul a le nem fedett védjegy és ipari minta ügyvitelre - ahol már inkább lett volna javítanivalója a Hivatalnak - nyilván nem lehetett hatással.
- A publikus adatbázisok helyett tucatnyi önmagában és egymással egyaránt inkonzisztens, hiányos és összefésülhetetlen adatbázistorzó keletkezett, amelyek közül csupán az 1987-ben megszületett HUNPADOC bizonyult életképesnek és továbbfejlesztésre alkalmasnak. Első korszakhatárnak az 1987-es esztendőt tekinthetjük, amelyhez a PC alapú levelezési rendszer kialakítása, valamint a HUNPADOC adatbázis létrehozása kötődik. Az ez előtti "informatikai" események mögött nem igazán fedezhető fel tudatos, átgondolt koncepció, természetesen azon túl, hogy a számítástechnikai eszközök alkalmazása mint cél megfogalmazódott. Egyrészről a kialakított levelezési rendszer nem volt alkalmas arra, hogy a benne felhalmozott adatállomány forrásul szolgáljon a közhasznú tájékoztatáshoz (ennek akadályai: az adatok tárolási formátuma, az alkalmazott adatbázis-kezelő rendszer, továbbá a hivatali ügyrend), másrészt a közhasznú tájékoztatásra szánt adatok divergenciája (a Hivatal kezelésében nem volt megfelelő adatállomány, a külső források pedig rendkívül hiányosak, illetve összefésülhetetlenek voltak) lehetetlenné tette akár a nemzeti szabadalmi lajstrom elektronikus megjelenítését.
Az informatika megjelenése
1987-től datálható tehát annak a felismerésnek egyre inkább tudatossá váló alkalmazása, hogy a Hivatal kezelésére bízott információt lehetőleg keletkezési helyén, az adatok konvergenciájának biztosításával kell "megfogni". E törekvés jegyében született meg egyrészt az OTHello PC alapú levelezési rendszer, másrészt a HUNPADOC, amelyek valamilyen szinten már "kommunikáltak" egymással. A '90-es évek elejére kialakult, a Hivatal tevékenységét támogató számítógépes alkalmazások a teljes információs folyamnak csupán egyes részterületein, egymástól gyakorlatilag elszigetelve működtek, csaknem kizárólag a szabadalmi területen.
Az OTHello a PC alapú Novell hálózaton elérhető levelezési rendszer volt. A külső fejlesztéssel kialakított rendszert az akkor legáltalánosabban alkalmazott adatbázis-kezelő, a dBase működtette. Kialakításában a Hivatal részéről informatikus vagy számítástechnikus szakember nem vett részt, aminek hiánya erősen tetten érhető a rendszer funkcionalitásában. Olyan hiányosságok is felfedezhetők, amelyek miatt a rendszer az alapfeladat - a levelezés - jelentős szempontjait is figyelmen kívül hagyta, az pedig szinte természetesnek vehető, hogy a rendszer kialakításakor figyelmen kívül hagyták a Hivatal adatszolgáltatási kötelezettségeinek követelményeit.
A rendszer a szabadalmi engedélyezési eljárás során támogatta a Hivatal ügyfelekkel folytatott levelezését. A hozzáférési jogosultság korlátozott ellenőrzésén túl az adatok teljesen szabadon hozzáférhetők és tetszés szerint - kontroll nélkül - módosíthatók voltak a hálózat bármely felhasználója számára. Ügyviteli jellegű ellenőrző mechanizmusokat egyáltalán nem építettek be, így nem volt biztosítva az adatbázis konzisztenciája (akár elutasítás után bevihető volt a rendszerbe ugyanabban az ügyben az engedélyező intézkedés). A rendszer nem volt alkalmas az ügyviteli folyamat követésére és így a nyilvántartásra sem az engedélyezési eljárás lezárulása után, valamint előtte sem volt képes a változások nyilvántartására, így - jó esetben - csupán az oltalom megadásáig tükrözi az ügyek mindenkori aktuális állapotát. A változások hiánya az alapfunkció - a levelezés - szempontjából is okozott funkcionális problémákat: így például jogutódlás esetén - minthogy a rendszer csupán az új jogosultakat tartja nyilván - nem képes a rendszer levelet címezni az előző jogosult(ak)nak. További - rendszerszervezési - probléma a névállomány divergenciája (nincs "mester-állomány", a jogosultak ügyenként bevitelre kerülnek: a százezres nagyságrendű névállomány így valójában csupán néhány tízezres jogi vagy természetes személyt takar), valamint jelentős adatelemek hiányoznak: nincs lehetőség az első NSZO-jelzet megjelölésére, vagy növényfajtára vonatkozó bejelentés azonosítására, amelyek pedig akár a nyilvántartás, akár a kutathatóság szempontjából alapvető információk.
A COLT alapvetően a hatósági publikálást szolgáló, Textar alapú (a Textar a később említendő FullText továbbfejlesztésével jött létre) adatbázis, elsődleges feladata a Szabadalmi Közlöny és Védjegyértesítő (SZKV) szabadalmi rovatainak adatellátása, de erre építve más outputok generálását is biztosítja. A rendszer 1990 elején állt üzembe, így adatokat is csupán az SZKV-ben azóta publikált ügyek esetében tartalmaz. Létrehozását az tette szükségessé, hogy a számítástechnikai eszközökkel támogatni kívánt közlönyszerkesztés forrásával szemben megkövetelt elvárásoknak az OTHello nem tudott megfelelni. A COLT adattáplálása részlegesen az OTHellón alapul, de minden adatelem szigorú manuális ellenőrzésen, illetve adatbevitelen át jut a rendszerbe. Az SZKV korrektúráját követően a szükséges javítások rendszerbe vezetése és ismételt közlöny-előállítás biztosította, hogy az adatbázis és az SZKV tartalma összhangban legyen. A COLT létrehozása a rendszerek konvergens fejlődésének irányába tett úttörő lépésként értékelhető, hiszen megbízható, korrektúrázott adattartalom biztosításával egyesített több "termékvonalat": a közlöny mellett a nemzetközi adatcserét (INPADOC) és a leírások címoldalának nyomtatását. (A COLT mintájára létrehozott publikációs célú Textar alapú adatbázisok - HUTM, illetve HUID - működtek a védjegy és ipari minta területen.)
A HUNPADOC az SZKV-n alapuló nyilvános adatbázis, amely az 1970 óta az SZKV-ban megjelent szabadalmak és szabadalmi bejelentések publikus adatait tartalmazza, kifejezetten a szabadalmi információk keresőeszközeként szolgál, forrása az SZKV. Az adatbázis az INFOKER saját fejlesztésű FullText adatbázis-kezelőjére épült, adattáplálásáról is az INFOKER gondoskodott: a korábbi közlönyökön alapuló visszamenőleges adatrögzítést (és az ugyancsak közlönyből kézi rögzítéssel építkező SZKIT adatállomány megfelelő konverzióját) követően előálló adatbázis folyamatos frissítését a papírformában havonta megjelenő SZKV adatainak manuális újrarögzítésével végezték.
A fenti rendszerek egymás mellett, egymástól elkülönülten működtek, egymás között csupán részleges és egyirányú, visszacsatolás nélküli kommunikációval, amelynek hátrányai: a manuális adatbevitel többszöröződése, az ebből adódó elkerülhetetlen ellentmondások az adattartalomban és a felesleges munkaigény.
A fent vázolt helyzet néhány további, feltétlenül kiküszöbölendő hiányossága, amelyek egy új, komplex rendszer iránti igény megfogalmazásához jelentősen hozzájárultak:
- az ellenőrzés teljes hiánya az adatok manipulálása során,
- az adatfolyam (és gyakorlatilag a precíz ügyviteli folyamat) definiálatlansága, valamint
- az adattartalom statikus jellege. A fenti rendszerek - az SZKV adatellátását szolgáló Textar alapú rendszerek kivételével - külső megbízás alapján jöttek létre, a HUNPADOC esetében az adatbázis karbantartását is külső cég végezte. Az OTHello folyamatos karbantartását és az ügyvitel újabb igényeinek megfelelő adaptálását a Hivatal munkatársai végezték 1990 óta, ez a tevékenység azonban a rendszer alapvető hiányosságaiból adódóan csupán "foltozgatás" jellegű lehetett, annak a biztos tudatában, hogy a rendszer leváltásra van ítélve.
Az eddigieket összegezve megállapíthatjuk, hogy a bejárt út egyértelműen jelzi informatikai koncepció megjelenését. A különböző adatexportok konvergenciája, illetve forrásaik egységesítése azonban csupán a Hivatal adatszolgáltatási feladatainak megoldásában jelentkezett, és nem hatott vissza a Hivatal belső információkezelésére. Az ekkor megfogalmazott szlogen - "a kulcs a nyomdában van" - az adott helyzetben jól érzékeltette azt a működési tartományt, amelyben a hivatali informatikusok tevékenykedtek: az információt ott tudták "megfogni", ahol az a Hivatalt éppen elhagyni készült, majd innen igyekeztek visszatáplálni addig a nem túl távoli pontig, amíg hatáskörük ezt megengedte.
A már említett adatbázisokon túl a jövendő fejlesztések szempontjából további adatforrást jelenthettek a számítógéppel olvasható formában rendelkezésre álló - részben strukturált - adatállományok, amelyek közül a legjelentősebb 1990 januárjától az SZKV kiadása során létrehozott szöveges állományhalmaz (mint például a kivonatok vagy védjegyek esetén az árujegyzék).
Külön figyelmet érdemelnek az osztályozási rendszerek, amelyek mind az iparjogvédelmi területen végzett kutatások, mind a hatósági munka során nélkülözhetetlen segédeszközök. Közülük a legfontosabbnak tekintett NSZO (nemzetközi szabadalmi osztályozás) 1990-ben életbe lépő 5. kiadásának nyomdai előállításához alkalmazott Ventura program biztosította a strukturált szöveges állományt, amely lehetőséget adott ezen információhalmaz adatbázisba szervezésére.
Harc a rendszerszemlélet jegyében
A '90-es évek elejére megérett a helyzet arra, hogy egy átfogó helyzetfelmérést és az erre alapuló informatikai stratégia kialakítását elvégezze a Hivatal. Ennek a feladatnak a megoldását prezentálja az 1990 decemberében az Elnöki Kollégium elé terjesztett tanulmány,3
Az utóbbi lehetőség megjelenése egy másik, ugyanebben az időszakban összeállított "kordokumentumra" utal: a Hivatal európai integrációs szándékának lenyomataként az EPO-val közösen kidolgozott Modernizációs terv.4
A korszak termékenységének további lenyomata egy harmadik dokumentum: az egységes nyilvántartási rendszer (ENYV) kialakítását megalapozó Rendszerterv,5
Végezetül a korszak konkrét eredményei közül néhány:
- az NSZO-5 adatbázis kifejlesztése;
- az adatbázis kiadása CD-ROM-on: először magyar változatban, majd WIPO tender alapján nemzetközi (több nyelvű és több NSZO-generációt tartalmazó) kiadásban;
- a CD-ROM technika használatba vétele és szolgálatba állítása;
- online adatbázisok létrehozása (ISIS alapon az IIF program keretében) és szolgálatba állítása;
- a szabadalmi leírások számítógépes szedése, és a szövegállomány archiválása.
Nagy lépések ideje
1992 legelejére - az első ENYV-modul működésbe állításával - ténnyé és visszafordíthatatlan folyamattá vált a Hivatal hatósági ügyvitelének egységes rendszerbe illesztendő informatikai átszervezése irányába tett cselekvési program megvalósítása. Mint korszakhatárt mindenképpen meg kell ezt itt említeni, hiszen a rendszerrel részletesen a következő fejezetben foglalkozom. Az ENYV fejlesztése a Hivatal saját belső információtermelésének és -menedzselésének szinte valamennyi folyamatára, munkamódszerére kihatott. Az újdonságkutatás az a terület, ami ebből a hatásból - a feladat természete miatt - ki tudott maradni: az itt elért eredmények inkább az adatszolgáltatási, publikációs folyamatokban tapasztalható fejlődés visszahatásaként értelmezhetők.
A házon belüli információs szolgáltatások terén - infrastruktúrájában, a felkínált forrásokban és azok igénybevétele iránti hajlandóságban és készségben - igen jelentős eredményeket értünk el. Mára a Hivatal valamennyi munkatársának (néhány triviális kivételtől eltekintve) munkahelyén hálózati eléréssel felszerelt számítógép van. A hálózaton elérhető szolgáltatások - megvalósításuk időrendje szerint - a következők:
Online távoli adatbankok
A Hivatal több nagy adatbank szolgáltatásainak előfizetője, a legjelentősebbek: EPIDOS/INPADOC, STN, QUESTEL. A szolgáltatások ugyan nem ebben a korszakban jöttek létre, a hatósági munka természetes segédeszközeivé azonban ekkor váltak.
CD-LAN
1992 végén lépett üzembe a 14 CD-olvasót magába foglaló CD-LAN eszköz, amely több, kutatást támogató kiadvány hálózati elérését tette lehetővé: ROMARIN, ESPASE-ACCESS, IPC:CLASS, HUNPADOC (később HUNPATÉKA), HUTM, majd egyéb közhasznú keresőeszközök: COMPLEX törvénytár, telefonkönyv.
A jukebox rendszer
A jukebox rendszer, amely a szabadalmi leírások fakszimile CD-kiadványainak kezelését biztosítja, 1994-ben lett üzembe állítva. Az induló rendszer 300 lemez kezelésére volt alkalmas, a szoftver az ESPACE szabvány szerint készült kiadványokat tudta olvasni. Azóta jelentős bővítés történt: 3300 lemez befogadására alkalmas a rendszer, és jelenleg már az USAPAT és DEPAROM lemezeket egyaránt kezeli.
A szolgáltatás eszközeinek fejlesztése mellett a Hivatal jelentős eredményeket mutatott fel az adatforrások előállításában, illetve fejlesztésében. A két uralkodó médium: az időszak első felében a CD-ROM, majd mellette megjelenik és hamarosan felzárkózik az internet honlap.
A CD kiadványok mindkét alaptípusát kiadja a Hivatal: keresőrendszert és fakszimile dokumentumtárat.
A HUNPATÉKA fejlesztése a HUNPADOC alapelveiből indult ki, de adattartalmában, felhasználói felületében és a frissítés módjában azt jelentősen meghaladja:
- az adatbázis által felölelt időtartomány a lehető legnagyobb: a magyar szabadalom kezdetéig visszamenőleg tartalmazza az elérhető adatokat. A bibliográfiai adatok ki lettek egészítve kivonatokkal, igénypontokkal, ábrákkal, jogállásadatokkal;
- a korábbi, DOS alapú karakteres felületet WINDOWS alapú felület váltotta fel;
- az adatbázis negyedéves rendszerességgel jelenik meg, az újabb adatok alapadatainak kizárólagos forrása az ENYV. Az ESPACE-PRECES CD-kiadvánnyal - amely az ESPACE technológián alapulva több közép- és kelet-európai ország közreműködésével készül - a Hivatal áttért a szabadalmi kiadványok elektronikus fakszimile kiadására.
Az interneten a Magyar Szabadalmi Hivatal világviszonylatban az első tíz iparjogvédelmi hatóság között jelentette meg honlapját 1996 nyarán. Az itt felkínált szolgáltatások köre azóta is folyamatosan bővül. A Hivatal tevékenységének bemutatásán, iparjogvédelmi tájékoztató információkon túlmenően a SZKV elektronikus változatát, az egyes oltalmi formák lajstromadatbázisát találhatja meg a böngésző.
A történet elemző áttekintése
Vessünk egy rövid pillantást a külső környezetben lezajló számítástechnikai és ezzel összefüggő informatikai fejlődésre, amely az iparjogvédelmi információk kezelése és terjesztése területére is igen jelentős hatást gyakorolt. Az egyes korszakok tipikus kihívásai a következők voltak.
- A '80-as évek az online adatbázisok rohamos elterjedésének időszaka volt, ami az iparjogvédelmi információk területén új eszközöket biztosított, az OTH szempontjából elsősorban az újdonságvizsgálat részére.
- A '80-as évek vége és a '90-es évek eleje az optikai hordozó: a CD-ROM hihetetlen gyors elterjedését hozta; mind az információ keresőeszközeinek, mind az archiválásnak kiváló hordozójává vált ez a médium. Az iparjogvédelmi hivatalok számára új, költségkímélő eszközként kínálkozott mind a dokumentumcsere (szabadalmi leírások) mind a keresőeszközök (bibliográfiai adatbázisok) terén.
- A számítógéppel elérhető információs világhálózat (internet) térhódítása a '90-es évek második felében az információ globalizációjának forradalmi felgyorsulását idézte elő: hihetetlenül olcsón és gyorsan teszi lehetővé elképzelhetetlen mennyiségű információhoz a célirányos hozzáférést. Akinek közhasznú adatok vannak a birtokában, egyszerűen nem teheti meg, hogy ne jelenjen meg itt.
- Az elektronikus adattárolás és -kezelés technikáinak, illetve (kvázi) szabványainak fejlődése szervesen kísérte az előbbieket. A hivatali számítástechnikai történetet - az előzőekben röviden vázolt események ismeretében - a következő fő korszakokra lehet felosztani:
1. a '80-as évek utolsó harmadáig: a szoktatás időszaka - a számítástechnikai eszközök megjelenése a hivatalban;
2. 1987-1990: a koncepcionális fejlesztések megjelenése
- a dBase adatbázis és szövegszerkesztő közreműködésén alapuló külső fejlesztésű levelezési rendszer (OTHello) - amelyet elsősorban a szabadalmi osztályok, és részben az ügyviteli osztály használnak, némi statisztikai funkciókat a számítástechnikai csoport hoz ki belőle - időben ide, funkcionalitását tekintve azonban még inkább az előző korszakba lenne sorolható;
- az információszolgáltatás területén jelentős koncepcionális fejlesztések (adatbázisok, online, CD-technika megcélzása) indulnak, amelyek az OTHello adatállományának - közvetett - hasznosítására is képesek;
- az információszolgáltatás területén jelentős koncepcionális fejlesztések (adatbázisok, online, CD-technika megcélzása) indulnak, amelyek az OTHello adatállományának - közvetett - hasznosítására is képesek;
3. a '90-es évek eleje: kultúrateremtés
- adatszolgáltatási céllal (SZKV, INPADOC) létrehozott adatbázisok az OTHello adatainak részleges hasznosításával,
- online hozzáférés távoli adatbázisokhoz,
- CD-ROM keresőeszközök és dokumentumtárak bevezetése,
- komplex ügyviteli rendszer iránti igény megfogalmazódása;
4. '92-től napjainkig: informatikai rendszerelemek kialakulása
- ENYV-fejlesztés,
- az online mindennapi eszközzé válik,
- jukebox adatbank házon belül,
- CD-adatbázisok és -dokumentumtárak kiadása,
- a világhálón megjelenik a Hivatal saját honlapja;
5. a jövő: komplex informatikai rendszer kialakítása,
- amihez elsősorban megfelelő stratégia megfogalmazására van szükség egy olyan eszközrendszer és tudásbázis kialakítása céljából, ami kapcsolatot teremt a jelenleg működő - valamint ma még nem működő, de létrehozandó - rendszerek között,
- ami a hivatali munka még nem informatizált területeit is átfogja, és ami az előzőek egységes, komplex rendszerbe foglalását biztosítja,
- ami közvetlen, lehetőleg interaktív kapcsolatot valósít meg a Hivatal (tevékenysége) és ügyfelei között,
- azzal a céllal, hogy a folyamatok áttekinthetőbben és hatékonyabban legyenek kezelhetők. Amennyiben az informatika(i eszközök) és a hivatali munkafolyamatok egymásra hatásának irányát és mélységét vizsgáljuk, akkor a fenti korszakokat a következőképpen lehetne néhány szóban jellemezni:
1. a számítástechnikai eszközök megjelenése,
2. elszigetelt alapfunkciók önmagukban hatékony támogatása (az azt befogadni kész területeken),
3. a munkakultúra fejlesztésének eszközei, a felhasználók frusztrációját okozzák,
4. informatikai elképzelések megvalósításának eszköze (a frusztráló hatás gyors felfutás után lassan elenyészik),
5. a munkakultúra természetes alkotója. Célszerű más szempontból is elemezni az eltelt időszakot; szempontunk világossá tétele érdekében tegyünk azonban egy rövid kitérőt.
A számítástechnikai eszközökön alapuló informatika első látványos eredményei ott jelentkeztek, ahol igen nagy adattömegeket kellett kezelni, elérni, kutatni. Az online adatbankok megjelenése jelzi ezt. Az ilyen adatbankok tulajdonképpen melléktermékként jöttek létre, referáló kiadványok számítógépes előállítása során előállított elektronikus adatállományok továbbhasznosítására. Ekkor az iparjogvédelmi információkhoz való hozzáférés fejlődése a kereskedelmi célokkal létrehozott online adatbázis-forgalmazók kezében volt, nem pedig az információ "gondnokának" tekinthető iparjogvédelmi hivatalokéban. A helyzet akkor változott, amikor a számítástechnika fejlődésével megindult ezen hivatalok kötelező adatszolgáltatásának elektronikus támogatása (közlönyök, szabadalmi leírások kiadása számítógépes eszközökkel), ilyen módon a számítógéppel olvasható, strukturált adatállomány természetes birtokosaivá váltak. Innen már magától adódott a felismerés, hogy ezt az adatállományt sajátjuknak is tekintsék, és további sorsáról, felhasználásáról is gondoskodjanak: így váltak a hivatalok egyre inkább az általuk kezelt információk szolgáltatójává, ami mára már alaptevékenységükké is vált. A fejlődés további állomásai során az adat elektronikus leképzése egyre közelebb került az adat tényleges forrásához: először az ügyviteli folyamatban, mára pedig már több hivatal a bejelentők oldalán próbálja "megfogni" az adatot.
Ennek tükrében tekintsük át a nálunk lezajlott fejlődés szakaszait.
1. Az első lépéseket a Hivatal a hatósági munka kimeneti oldalán jelentkező információszolgáltatás területén tette: az SZKV kiadásának számítástechnikai (desktop publishing) megoldása, adattáplálás publikációs céladatbázis(ok)ból, egyéb információs output források egységesítése. Az eredmény látványos volt a Hivatal külső megítélését illetően, ugyanakkor a belső folyamatok, az ezek során keletkező adatok minősége, megbízhatósága, hatékonysága nem javult, visszacsatolás nem lévén. Jelentősége mégis nagy volt, hiszen a külső - akár nemzetközi - értékítélet kialakításában fontos szerepet játszott.
2. A következő lépéseket a hatósági munka érdemi részéhez nélkülözhetetlen információk megszerzésének számítógépes támogatásában tettük: távoli adatbázisok elérése, optikai archívumok kialakítása és biztosítása, ezek használatának meghonosítása az újdonságvizsgálatban, valamint felkínálása az iparjogvédelmi információ fogyasztói felé; természetesen ezzel párhuzamosan további előrelépést értünk el az információszolgáltatásban (adatbázisok és szabadalmi leírások CD-n). Röviden e korszakot a rendelkezésre álló új információtechnológiai eszközök kínálta lehetőségek birtokbavételével lehet jellemezni.
3. A számítógépes ügyviteli rendszer kialakítása került sorra ezután, ami a statikus adathasználattól a dinamikus adatkezelésig juttatta el a Hivatal informatikai kultúráját. A hivatali adatszolgáltatásban ezen időszak alatt sem állt le a fejlődés: például ekkor hozta létre a Hivatal az interneten a honlapját. Másik eredménye az időszaknak, hogy elértük: valóban az ügyviteli folyamat maga termeli meg a közhasznú, hiteles tájékoztatás információszükségletét.
4. A közeljövő feladata az lehet, hogy az információtermelés, -feldolgozás és -szolgáltatás folyamatainak rendszerszemléletű átvilágítása után az egyes munkafolyamatok informatikai "illesztésével" kiküszöböljük az egymást átfedő és megfelelő szervezéssel feleslegessé váló tevékenységeket; valamint, hogy az adattermelési folyamatot igyekezzünk továbbterelni a valódi adatforrás irányába: az adatokat lehetőleg elektronikus formában - megfelelő programokkal támogatott strukturálással - igyekezzünk megszerezni ügyfeleinktől. (Természetesen ezzel párhuzamosan megoldandó további feladat a Hivatal mindenféle belső, kisegítő tevékenységének informatizálása.)
Ügyvitel - célkitűzések és felkészülés
A számítógéppel támogatott egységes hivatali ügyviteli és nyilvántartási rendszer kialakításának gondolata 1990-91 fordulójára jutott abba a fázisba, amikor a megvalósítás előtt megnyílni látszott a lehetőség: részben a felmerülő belső igények és a rendelkezésre álló számítógépi háttér biztosította lehetőségek, valamint a Hivatalban működő számítógépes alkalmazások szintje közötti egyre növekvő távolság, részben a kor adottságainak való megfelelés igénye, továbbá a hivatali munka észszerűsítésének és korszerűsítésének egyre sürgetőbb igénye következtében. A kialakítandó új rendszerrel szemben megfogalmazott legfontosabb elvárások a következők voltak:
- a Hivatal hatáskörébe tartozó valamennyi oltalmi formára terjedjen ki;
- kezelje az oltalom engedélyezésével, fenntartásával, nyilvántartásával összfüggő hivatali tevékenység valamennyi fázisát;
- szolgáljon kizárólagos forrásul a Hivatal valamennyi adatszolgáltatási kötelezettségének a kor kívánalmainak megfelelő színvonalú teljesítéséhez;
- tegye hatékonyabbá és a felhasználók számára barátságosabbá a tevékenységet;
- épüljön a meglévő hardverállományra (PC, hálózat), és illeszkedjen a meglévő szoftverparkhoz (DOS, NOVELL);
- végül a rendszer használatbavétele lehetőség szerint legyen folyamatos, tehát egyes részrendszerei egymástól függetlenül munkába állíthatók legyenek. A rendszer megvalósítása előtt eldöntendő kérdések egyszerűen megfogalmazva: kik, mit, mivel fejlesszenek? Kissé részletesebben kifejtve:
- A rendszer fejlesztése külső megbízással vagy belső erők felhasználásával történjen?
A belső fejlesztés melletti döntést annak rugalmassága, vélelmezett gazdaságossága, valamint az a tény indokolta, hogy a külső fejlesztés lényegesen alaposabb döntés-előkészítést és a Hivatal tevékenységének előzetes átvilágítását tette volna szükségessé. A belső erőforrással végzett fejlesztés hátránya éppen ez utóbbi elmaradása volt, vagyis hogy lehetőséget adott a számítógéppel leképezendő tevékenység definiálásának, illetve átvilágításának kevésbé szigorú elvégzésére.
- Milyen legyen az egységesítés szintje? Több, megfelelő adatforgalommal együttműködő, célorientált, tehát a tevékenységi terület igényei szerint, esetleg oltalmi formák szerint elkülönülő adatbázisok avagy egyetlen "egységes" adatbázis legyen?
A tevékenységi területek szerinti egységesség melletti döntést az indokolta, hogy csupán így biztosítható az egyes munkafázisok kimeneti-bemeneti információi közötti ellentmondás-mentesség (például: az SZKV-ban valóban azok az adatok jelennek meg, amelyekről a Hivatal a határozatot kiadta). Az oltalmi formák szerinti egységesítés mellett pedig az szólt, hogy a munkafolyamatok nem különülnek el egymástól jelentősen oltalmi formáktól függően, több az átfedés és hasonlóság, mint a különbség (még inkább így van ez, ha a rendszerfejlesztés hatékonysága szempontjából vizsgáljuk a kérdést).
Milyen alapszoftvert alkalmazzunk?
A kialakított koncepciónak és a rendszerrel szemben megfogalmazott elvárásoknak megfelelően olyan különböző platformokon elérhető, osztott adatbázis-kezelőt kellett választani, amely lehetővé teszi a kliens-szerver üzemmódot, magas fokon kielégíti az adatvédelem és adatbiztonság követelményeit, és teljesítménymutatói kiválóak. A '90-es piacon az ORACLE adatbázis-kezelő rendszer rendelkezett megfelelő referenciákkal, amelyek alapján megnyugtatóan teljesíthetőnek látszottak a fenti kritériumok. A döntés helyességét visszaigazolja az azóta működő rendszer teljesítménye, valamint az a tény, hogy kormányzati ajánlás született az ORACLE adatbázis-kezelő rendszer használatára a közigazgatási szférában. A fenti kritériumok figyelembevételével kialakítandó ügyviteli rendszer egységes nyilvántartáson alapul, amely az iktatástól az engedélyezési eljárás (elbírálói tevékenység) és a Jogi Osztály munkájának támogatásán át az elektronikus lajstromig teljes egészében lefedi az ügyviteli folyamatokat, és automatikusan biztosítja a hatósági publikációs feladatok kezelését, az SZKV és a lajstrom- (illetve közzétételi, illetve bejelentés-) nyilvántartás adatainak kizárólagos forrásaként.
A rendszer kialakításkor természetesen figyelembe kellett venni a rendelkezésre álló számítástechnikai infrastruktúrát, valamint annak fejlesztésére is ki kellett alakítani a megfelelő koncepciót. 1990-ben a Hivatal számítástechnikai háttere egy 386-os alaplapú 80 MB háttértárolóval rendelkező szerverből, egy nagy teljesítményű mátrix nyomtatóból és körülbelül 20-30 286-os alaplapú munkaállomásból (boot EPROM, floppy és winchester nélkül) állt, ARCNET alapú adatátviteli és kábelezési formával. Az új rendszer moduljainak fokozatos integrálásával - ami a felhasználók számának folyamatos növekedésével járt - párhuzamosan szükséges volt a székház bekábelezése korszerűbb (ETHERNET) technológiával, illetve a géppark fokozatos korszerűsítése és bővítése. A kialakult koncepció megkövetelte, hogy a Hivatal minden irodájában biztosított legyen a hozzáférés a számítógépes ügyviteli rendszerhez. (Azt persze nem állíthatjuk, hogy ezek a változások kizárólag az ügyviteli rendszer kívánalmai miatt valósultak meg: a Hivatalban egyre nagyobb teret nyerő informatikai rendszerek - jukebox archívum, CD-torony, online-adatbázisok használata - és az ezek iránt felmerülő fokozódó igény szintén ez irányba hatott; az viszont tagadhatatlan, hogy az ügyviteli rendszer volt az egyik leginkább erőforrás-igényes alkalmazás a házban.)
A projekt - és a kialakítandó rendszer beceneve az ENYV lett, amely - amellett, hogy többé-kevésbé kiolvasható az "Egységes Nyilvántartási és ügyViteli rendszer" teljes megnevezésből - jól kifejezi a projekt elindítóinak és fejlesztőinek azon szándékát, hogy az egymástól - informatikai szempontból indokolatlanul, de a hivatali munkakultúra történeti adottságai miatt teljes mértékben - elkülönülő munkafolyamatokat egyetlen hatékony rendszerbe integrálják.6
A rendszer koncepciója
Célkitűzésünk az volt, hogy az adatnyilvántartó funkciók (például lajstrom, publikációk) és az ügyviteli funkciók ne különálló alrendszerekben, hanem az egységes rendszer részeként valósuljanak meg. Rendszerünk az alábbi főbb adattípusokat tartalmazzák:
- a bejelentések bibliográfiai adatai
- alapadatok, amelyekből bejelentésenként csak egy van, és ha egyszer értéket kap, nem változik (pl. ügyszám, bejelentés dátuma, lajstromszám),
- elsőbbségek,
- az ügyben érintett természetes és jogi személyek (jogosult, feltaláló, képviselő, hasznosító, kérelmező) adatai, amely az adatbázisban szereplő egységes "NÉV" adatállomány és az adott ügy kapcsolatát írja le,
- osztályozás adatai (NSZO-, nizzai és bécsi, locarnói jelzetek),
- a bejelentések egyéb adatai
- befizetések (díjnyilvántartás és -kezelés),
- benyújtott iratok (iktatás),
- ügyintéző, illetve annak esetleges változásai (szignálás),
- a bejelentés "életében" végrehajtott intézkedések adatai
- intézkedések adatai és kellékei (paraméterei),
- az intézkedésről kiadott határozat postázásának, a tértivevény átvételének, a jogerőre emelkedésnek az adatai,
- a rendszer működését irányító vezérlőtáblák
- egyrészt szabályozzák a felhasználók jogosultságát az adatok manipulálására (bevitel, törlés, módosítás),
- másrészt az ügyviteli rend leképezését biztosítják,
- továbbá az egyes intézkedések sajátosságait definiálják és biztosítják az intézkedések ellentmondás-mentességét,
- minta-adatállományok (esetenként a vezérlő táblákkal együttműködve) gondoskodnak a hibás adatbevitel lehetőségének kiküszöböléséről. Fontos, a nyilvántartási kötelezettségek szempontjából elengedhetetlen követelmény a rendszerrel szemben, hogy az adatbázisban a bejelentéstől az esetleges engedélyezésen át az ügy megszűnéséig (illetve azon túl meghatározott ideig) meg kell őrizni az adatokat, amelyeket a Hivatal különböző szervezeti egysége "használnak" tevékenységük során. Ebből adódik, hogy az adatok változásakor az eredeti adatokat (például eredeti jogosult) is tárolja a rendszer. Az adatok bevitelének, módosításának, javításának lehetősége az ügy állásától és az adott felhasználó jogaitól egyaránt függ.
A rendszer koncepciójában két kiemelt fontosságú, a rendszer működésének alapelemeit képező fogalom az "ügy" (bejelentések, engedélyezett oltalmak), valamint az "intézkedés", amelyet az ügy élete során hoz meg a Hivatal. Bármely adatváltoztatás csakis intézkedéssel kezdeményezhető, amelynek eredménye: határozat, meghirdetés az SZKV-ban, vagy esetenként egyéb kiadvány lehet.
A rendszer kialakításakor természetes törekvés volt, hogy egyes részmodulok a többitől függetlenül is működhessenek, hiszen nyilvánvaló volt már a munka kezdetekor, hogy a teljes funkcionalitás kiépítése több évet vesz majd igénybe, ugyanakkor bizonyos területek számítástechnikai támogatásának szükséglete igen égető volt, ennek hiánya az ellehetetlenülés veszélyét hordozta. Természetesen a fokozatos használatba vételnek ára volt: amíg a teljes ügyvitelt nem fedte le az ENYV, addig az ügyviteli munka hátteréül szolgáló adattartalom megbízhatósága nem teljes, hiszen a rendszerbe még nem integrált tevékenységek komoly hiátusokat okozhatnak a már egyszer komplettált adatok konzisztenciájában. Minden ENYV-műveletet meg kell tehát előznie egy ellenőrzési, érvényesítési, javítási munkának mindaddig, amíg egyrészt a rendszer nem válik zárttá, másrészt a már zárt rendszerben nem nyilvánította valaki az ügyintézés során érvényesítettnek az adott ügyet. Természetesen a már komplett rendszerben "keletkezett" ügyek esetében az érvényesítésre nincs szükség.
Az ENYV működését megelőzően keletkezett ügyek esetében alapvető feladat az érvényesítés, amelynek során a rendszerbe a korábbi forrásokból átvett adatelemek ellenőrzése és az aktuális állapot rögzítése történik meg. Az adatelemek változtatásának intézkedéshez kötése csupán e művelet elvégzése esetén válik lehetővé egy adott ügy esetében.
Az ENYV funkcionális szempontok alapján kialakított különálló modulokból épül fel, amelyek fizikailag és működés szempontjából egyaránt elkülönülnek: a felhasználó számára ezek az "alkalmazások", amelyeket az ügyviteli rendben elfoglalt helye alapján meghatározott jogosultságai függvényében használhat. A rendszer alappilléreit jelentő alkalmazások a következők.
Iktatás
A Hivatalba beérkező valamennyi beadvány, levél, dokumentum regisztrálását teszi lehetővé ez a modul. Új bejelentés esetén a bejelentési kérelem beérkeztének regisztrációjával egyidejűleg "keletkezik" automatikusan (a bejelentési dátum és az ügyszám programozott generálásával) a rendszerben az új ügy.
Adatbevitel
Az új bejelentések alapadatainak a bevitelére szolgál a modul, de emellett biztosítja az intézkedésekhez kötött további adatváltozások rögzítését.
Ügyintézés
Az ENYV "lelke": valamennyi ügyet érintő tevékenységet, adatváltozást, intézkedést ez a modul vezérel.
Levelezés
Az intézkedések jelentős többsége az ügyféllel folytatott levelezéssel jár, ennek szerkesztési, nyomtatási funkcióit biztosítja ez a modul (a levelek kinyomtatása valójában automatikus folyamat, a felhasználó feladata a megfelelő adattartalom létrehozása után a kijelölés nyomtatásra).
Postázás
A levelek postázása során - levélkód alapján - szükség esetén automatikusan nyomtatja a rendszer a tértivevényt, illetve annak visszaérkeztét ugyancsak vonalkód leolvasása alapján veszi tudomásul.
Nyilvántartás
Az elektronikus lajstrom biztosítása, illetve a lajstromív nyomtatása a feladata a modulnak; további feladat a fenntartási (megújítási) díjak kezelése és ezzel, valamint az egyes ügyek intézkedéseivel összhangban az ügy státuszának a követése.
Keresés
A modul biztosítja az adatok visszakereshetőségét és szükség esetén kinyomtatását. Ide sorolható még többek között a védjegykutatást támogató programcsomag.
Statisztika
Az ENYV számos statisztikai funkciót biztosít, amelyek jelentős része meghatározott időpontban automatikusan generálódik, míg mások felhasználói igény esetén állíthatók elő.
Automatikus folyamatok
Igen sok manuális beavatkozást nem igénylő feladatot batch üzemmódban hajt végre a rendszer, amelyek lefutását bizonyos státuszjelzők vezérlik. A legtipikusabb ezek közül a levelek (okiratok, adatlapok, lajtromívek, etikettek) nyomtatása, de ide sorolandók a konzisztencia-karbantartás feladatai, a díjak könyvelése, listák, statisztikák, egyéb exportok képzése és nyomtatása.
Tapasztalatok
A végeredmény ismeretében megállapítható, hogy az eredeti célkitűzésnek megfelelően sikerült létrehozni a különböző bejelentéstípusok kezelésére alkalmas egységes ügyviteli és nyilvántartó rendszert. A rendszer alakítása és működtetetése akkor vált elfogadhatóan hatékonnyá, amikor 1995-től az érintett szervezetek folyamatos, konstruktív együttműködése mind formális, mind informális csatornákon megvalósult, a kényszerű bevezetés frusztráló érzetét a rutinszerű használat során a rendszer nyújtotta automatizmusok biztosította kényelem érzete váltotta fel.
Az ENYV fejlesztése során két alkalommal kínálkozott külső fejlesztésű rendszer átvételének lehetősége ügyviteli feladatok megoldására, amelyek alkalmazásának lehetőségeit - a belső fejlesztésű ENYV helyett, illetve mellett - a Hivatal tanulmányozta és komolyan fontolóra vette. Mindkét rendszer gondozója az Európai Szabadalmi Hivatal volt: a FileNet rendszer az EPO belső ügyviteli rendszerének egy korai - eszközökben igen nagy értékű - megoldása volt, valamint a Common Software, amelyet az EPO koordinációja mellett több, számítógépes ügyviteli rendszerrel nem rendelkező kelet-európai ország közös részvételével és igényei alapján dolgoztak ki. Mindkettő alapos vizsgálata során az ENYV további fejlesztése mellett tette le a Hivatal a voksot.
A rendszer rugalmasságát bizonyítja a szabadalmi területen 1996-ban, védjegy területen 1997-ben hatályba lépett új törvényi szabályozás következtében változó ügyviteli rend zökkenőmentes megoldása. A feladat komplexitását fokozta, hogy az átmeneti rendelkezések és a jogfolytonosság következményeként a két törvényi környezet megkívánta követelményeket egymással párhuzamosan kell egy rendszerbe integráltan biztosítani. Az alapvető oltalmi formáknak megfelelő ügyvitel mellett további speciális feladatot jelentett a pipeline ügyek, a PCT-bejelentések nemzeti szakaszba léptetése, a nemzetközi védjegyek ügyintézése. A felsorolt feladatok egységes rendszerbe integrálását az említett külső fejlesztésű rendszerek nem biztosították volna.
Az egységes nyilvántartási és ügyviteli rendszer kialakításának legfőbb eredménye, hogy a "kulcs", amely korábban a nyomdában volt, mára a rendszer valamennyi felhasználójának a kezébe került: mindenki felelősséggel tartozik a rendszer adattartalmáért. És ami ennek természetes velejárója: a Hivatal által termelt információk minden eleme rendelkezésre áll elektronikus formában.
Végszó
A Hivatal az elmúlt évtizedben az informatizálás területén - csakúgy mint más területeken - az európai élvonalban haladt. Nem lehet kisebb célunk, mint hogy ezt a helyet a továbbiakban megőrizzük. A feladat első közelítésben nem tűnik nehéznek, hiszen nem a sokkal súlyosabb kihívást jelentő felzárkózással kell küszködnünk; ugyanakkor mégis súlyos feladatokat ró ránk egyrészt az informatikai lehetőségek robbanásszerű fejlődése, másrészt az a tény, hogy - megítélésem szerint - újabb korszakhatár előtt állunk: a rendelkezésünkre álló és alkalmazásra váró informatikai eszközpark valamint az elért eredményeink - és itt elsősorban az intellektuális fejlődésre utalok - köteleznek minket arra, hogy az eddigiekben kialakított informatikai részrendszereket hatékonyan működő komplex egységgé alakítsuk. A cél elérése csakis rajtunk múlik, ameny-nyiben a helyzetünkkel való elégedettségből fakadó elkényelmesedés veszélyét el tudjuk kerülni. A sikert még valami veszélyeztetheti: ha a napi aprómunkák részleteiben elmerülve nem szabadítunk fel erőforrásokat az átgondoltabb és összehangoltabb munkára, ami az adott területen is az igazi sikerek kulcsa. Végezetül foglaljuk össze - kissé általánosítva - legfontosabb eredményeinket.
- Az egyik legfontosabb eredményünk, ami minden további lépés alapja, hogy mára a Hivatal gondjaira bízott információ valamennyi elemét elektronikus formában kezeljük.
- A hivatali munkakultúra alapvető és magától értetődő szerves eleme lett a számítástechnikai eszközök használata.
- Kialakultak az informatikai és folyamatszervezési (ami esetünkben gyakorlatilag ugyanazt jelenti, hiszen a Hivatal "termelő tevékenységének" meghatározó eleme éppen az adatok információvá konvertálása) szemlélet olyan csírái, amelyek a továbblépést lehetővé teszik.
- A Hivatal birtokában van az a szakértelem, amely biztosítéka az előttünk álló informatikai kihívásokra adandó gyors és színvonalas válasznak.
- Ami az előttünk álló feladatok megoldásának biztonságos megoldásához elengedhetetlen:
- Alapvető feltétel az egyenszilárdságú számítástechnikai tudás kialakítása a munkatársak körében. Meg kell határozni az egyes munkakörökhöz kötött "köteles tudás" körébe tartozó ismereteket, és a képzés lehetőségének felkínálása után ezt alapvető ismeretnek kell tételezni.
- El kell mélyíteni a rendszerszemlélet iránti fogékonyságot, és ennek következményeit el kell fogadtatni a munkatársakkal és vezetőkkel egyaránt.
- Biztosítani kell - a célok, prioritások és erőforrások meghatározása és összerendelése alapján - a megvalósításhoz szükséges kapacitások felszabadítását, illetve megteremtését.
Befejezésképpen visszatérek a címoldalon feltett találós kérdésre, amit gyermekkoromban nagyapámtól hallottam. Akkor természetesen azonnal rávágtam a magától értetődő választ: a fél elefánt. Nagyapám kiigazítását ugyan viccesnek találtam, de értelmét (valószínűleg) csak jóval később fogtam fel: a bolha a nagyobb, hiszen az egész mindig nagyobb a félnél. A kérdésre adandó választ ki-ki a saját szemlélete és prioritásai alapján adhatja meg, úgy gondolom azonban, hogy egy informatikus szemében nagyapám válaszának kell mértékadónak lennie.
Hadd fűzzem tovább a gondolatot: jelenleg az általunk létrehozott fél elefántokkal küszködünk: hiszen egyrészt a működő rendszereinkben megtestesülő érték és a rájuk fordított erőforrások mennyisége is monumentális, másrészt kialakulásuk körülményei és története egyaránt - leginkább az ENYV esetében - a felhasználók részére is túldimenzionálhatta a funkciókat megvalósító rendszerek jelenlétének tudatát. Arra kell törekednünk, hogy rendszereinket egységes komplex egésszé gyúrjuk össze, más- részről pedig a felhasználók ne érezhessék, hogy óriási rendszerek használatával kell küszködniük, hanem azok, jelentőségük folyamatos tudatosítása nélkül váljanak mindennapi munkájuk természetes eszközévé. Ha ilyen értelemben csinálunk félből egészet, illetve elefántból bolhát, úgy gondolom, ekkor jó úton haladunk.
1. Szabó Szabolcs:
2. Karetka Gábor:
3. Bendzsel Miklós:
4. Modernization Plan for the National Office of Inventions of the Republic of Hungary. OTH, Budapest, 1991
5. Rendszerterv az OTH informatizálási programjához I-II. Egységes nyilvántartás. SZIK, OTH, Budapest, 1991.
6. ENYV használati útmutató. OTH, Budapest, 1995